Gestor, você conhece o impacto de todas as atividades realizadas em sua empresa? Sabemos que o valor final de um produto ou serviço está relacionado com os processos de sua produção ou execução. Desta forma, conhecer verdadeiramente todas as tarefas, e como são desempenhadas, é fundamental para o melhor funcionamento da sua empresa.  Uma das maiores ameaças para o sucesso de uma organização são os processos mal estruturados, já que estes podem influenciar negativamente na qualidade dos produtos e na satisfação do cliente. Neste sentido, o mapeamento de processos vem como uma importantíssima ferramenta de gerenciamento empresarial. Assim, neste artigo você conhecerá mais sobre os seguintes tópicos. 

• O que é um mapeamento de processos e quais suas vantagens?
• Como elaborar um mapeamento de processo?
• Cuidados durante a elaboração de um mapeamento 

O que é um mapeamento de processos e quais suas vantagens?

Como comentamos anteriormente, o mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento, esta ferramenta permite a compreensão das operações realizadas na empresa através do reconhecimento e representação de um processo, ou seja, suas atividades e sua sequência. Bem como, expressa decisões durante o fluxo do processo e as relações entre cada etapa do mesmo.  O mapeamento de processos possui grande relevância para uma visão crítica dos processos de um negócio. Isso porque, a partir do entendimento da influência de cada tarefa realizada, é possível realizar melhorias e otimizações, retirar etapas desnecessárias e proporcionar padronização na empresa. Tudo isso de uma forma de fácil e rápida compreensão devido à utilização de representações gráficas Desta forma, as vantagens de se implantar o mapeamento de processos são:: 

• Identificação de gargalos  
• Monitorização de desempenho 
• Controle de recursos
• Padronização de processos
• Redução de custos 

Como elaborar um mapeamento de processo? 

Agora que esclarecemos a importância de se empregar o mapeamento de processos, vamos ver, de forma sucinta,  como é feito este mapeamento. 

01 – Defina o processo: 

O primeiro passo é delimitar o processo. Todo o processo precisa ter um objetivo,  possuir um início ou um input (entrada de informações ou insumos) e um fim ou output (resultado). Em seguida, deve-se estudar o processo e todas as tarefas relacionadas. Aqui você pode utilizar perguntas como:

• Qual a importância desse processo?
• Qual objetivo dessas atividades?
• Qual o tempo de duração? 
• Quais benefícios?  

Nessa etapa devem ser eliminadas aquelas atividades redundantes ou que não impactam no resultado desejado. Esse também é o momento para se identificar quais os pontos fracos, gargalos e problemas na execução das atividades.  Lembre-se, o processo deve finalizar com a geração de um resultado, seja um produto ou uma informação, que esteja de acordo com o planejamento estratégico da empresa. Desta forma, melhorias e otimizações de processo são essenciais, e ferramentas de melhorias contínuas como BPM e PDCA são úteis nesta etapa.

02 – Organize:

Após a identificação de etapas desnecessárias, realização de melhorias ou otimização, deve-se então organizar o processo. Os processos podem ser classificados de acordo com local de realização ou objetivo pretendido, por exemplo, processos de gestão estão relacionados com a área estratégica da empresa. Enquanto processos de suporte são aqueles relacionados às necessidades internas da organização.  Posteriormente, com todas as informações do processo em mãos, determine o fluxo da realização das atividades necessárias. 

03 – Faça a representação gráfica:

De posse de todas as informações anteriores, está na hora representar graficamente o fluxo do processo. De forma geral, cada atividade é representada por uma forma geométrica que possui um significado pré-determinado e que são interligadas entre si, simbolizando fluxo e níveis de execução e relacionamento. Diferentes tipos de notações podem ser utilizados de acordo com a complexidade do processo de questão, na internet há diversas ferramentas e softwares disponíveis para auxiliar nessa etapa. Veja a seguir alguns exemplos de representações: 

• Fluxograma: São úteis em processos mais simples e que exijam menor detalhamento, por isso, sua compreensão é mais fácil e rápida; 
• Notação BPMN: BPMN é a sigla em inglês de (Business Process Model and Notation),  é uma das formas mais utilizadas, pois apresenta uma maior variedade de símbolos, e portanto, permite um detalhamento maior do processo que pode ser interpretado tanto por humanos como por sistemas. 

Enfim, introduza o novo mapeamento para a sua equipe. Neste ponto é importante que todos os colaboradores compreendam as modificações realizadas, bem como, interpretem o diagrama produzido. 

Cuidados durante a elaboração de um mapeamento:

Neste momento, mostramos resumidamente as etapas para a elaboração, agora iremos entrar em detalhes sobre os principais cuidados que os gestores devem tomar durante o desenvolvimento do seu mapeamento de processos:

01 – Acompanhamento periódico:

A construção de um mapeamento de processo não é uma tarefa simples, assim, manter documentado os indicadores do processo e resultados para fim de acompanhamento é essencial.  O mapeamento de processos não finaliza após a obtenção do diagrama, pelo contrário. Após a implantação, essa ferramenta deverá ser monitorada periodicamente e  revisada sempre que necessário. 

02 – Não utilizar o nível de detalhamento adequado:

O gestor deve estar atento no nível de detalhamento do mapeamento de um processo. Isso porque, um processo excessivamente detalhado, com informações desnecessárias, pode resultar em um gasto de tempo excessivo, além de poder interferir na compreensão do colaborador.  Da mesma forma, um processo complexo que foi mapeado de forma superficial pode não conter informações essenciais para o êxito do processo. Portanto, selecione aquelas informações mais relevantes e prioritárias, bem como objetivo da realização do mapeamento. 

03 – Converse com seu time 

A comunicação com sua equipe é fundamental para o desenvolvimento exemplar dessa ferramenta, uma vez que são eles os responsáveis pela execução das atividades. Desta forma, realize um brainstorm com seus colaboradores, isso facilita a identificação de problemas não identificados anteriormente, experiência com as tarefas e, também, soluções para as atividades problemáticas.  Além do mais, a colaboração prévia do time auxilia na melhor aceitação das possíveis mudanças e interpretação do diagrama final. Esta participação também apresenta um papel imprescindível na organização relacionado a motivação da sua equipe, uma vez que sentirão valorizados e compreenderão a importância do seu papel na empresa. 

04 – Não sabe por onde iniciar? Defina prioridades  

O mapeamento de processos é uma tarefa complexa, principalmente quando envolve processos extensos, portanto, pode parecer desmotivador. Se está com dúvida por onde começar, inicie com a priorização dos processos.  A escolha de prioridade é única para cada realidade, algumas podem iniciar pelo início da cadeia de atividades, outras podem preferir os processos voltados para a satisfação do cliente, ou também, iniciar por aqueles pontos menos produtivos. Neste cenário, a matriz G.U.T pode ser empregada. 

Conclusão

Por fim, você viu neste artigo a importância de realizar o mapeamento dos processos em sua empresa. Esta é uma ferramenta muito interessante do ponto de vista de gestão, principalmente por poder trazer uma forma de representação visual facilitando uma visão holística de um processo.  Desta forma, o processo não somente se torna mais claro para os colaboradores, como também expõe os pontos de melhorias e otimizações. Ao mesmo tempo, esta não deve ser considerada uma metodologia rígida. A monitorização de indicadores destes processos são essenciais para a realização de um novo mapeamento.  É importante ressaltar que essa renovação periódica é um indicativo de busca contínua pela qualidade da organização, assim como, amadurecimento da empresa frente a novos cenários.  Assim, chegou a sua hora de pôr a mão na massa! Observe os pontos mais problemáticos em sua empresa, compile dados, converse com sua equipe, estude, otimize e implante o seu mapeamento de processo.